Plusvecinos – Procesos de Gestión a distancia

Siempre vemos las fotos de las start-up con pizarras y con gente sentados entorno a una mesa, con mucha luz y sonriendo. Espacios diáfanos y cafeteras de cápsulas. Yo he llegado a ver en las oficinas de una start-up americana agua de grifo con gas, una sala de reuniones con jardín e incluso una cabina de fotomatón.

 Fotomatón en una start - up en BerlínFotomatón en una start – up en Berlín

Leemos que el CEO es accesible, que todo el mundo puede sentarse a hablar con él. En una empresa en la que estuve me dijeron que el CEO era el que me iba a ayudar a configurar la red…

Pero todo eso ocurre cuando ya has podido alquilar un local y tienes espacio compartido. Hasta ese momento, el CEO tiene 2 trabajos, el responsable de Marketing de contenidos tiene que recoger los niños del colegio y la persona de estrategia vive en otro país…

O algo igualmente pintoresco.

En esos momentos es cuando estructurar las cosas es más importante ya que hay muchos frentes de trabajo que están descentralizados, equipos que van por su cuenta y es fácil que se dediquen a trabajar por vías que no corresponde, gente que pierda el hilo durante las vacaciones de verano – invierno y que luego tenga que ponerse mas al día y sobre todo falta la sensación de unidad. No es un proyecto de todos porque no vemos cómo están las cosas con los demás.

En Plusvecinos trabajamos en 3 ciudades diferentes, de 2 países.

  • Horas diferentes, gente con niños, gente de diferentes edades
  • Diferentes compromisos y diferentes modos de trabajo

Hemos tenido que aprender.

Aquí, algunos consejos de cómo establecer la comunicación con tus equipos descentralizados, no 10 como en todos los listados. Solo 6 porque hasta el 10 sólo deberíamos añadir un “no te enrolles”

Como organizar equipos de trabajo en la distancia:

    1. Herramientas de Trabajo colaborativas
      1. Nosotros estuvimos practicando con varias, teambox, redmine, basecamph, trello… Al final tenemos todo por redbooth.
      2. Era importante establecer una de estas herramientas ya que necesitábamos un repositorio de contenidos, que fuera fácil de manejar, que se pudiera prácticamente gestionar desde el correo con diferentes integraciones con Dropbox o Google Drive.
      3. Estas herramientas tienen también sistemas de gestión visual de información. A modo de Kanvan o pizarra, permiten también mostrar a los diferentes equipos cómo están los proceos, quien es el responsable y que elementos están quedándose parados.  Herramientas como Trello permiten establecer tareas anidadas o “hitos” que te permiten mostrar qué porcentajes se han hecho y que elementos están bloqueados.
    2. Ser metódico:
      1. Durante los primeros meses nos enfocamos más en ir haciendo las tareas y enviándolas en tiempo. El problema que teníamos era que cuando queríamos compartir algo o hablar, nunca era el mejor momento. Aprendimos a tener siempre el mismo día y misma hora para reunirnos. La reunión puede durar 15 minutos como punto de situación o una hora, pero es importante que estemos todos juntos para poder construir el sentimiento de pertenencia.
      2. Esto lo aprendimos de los procesos de desarrollo ágil. En las reuniones de Scrum. Básicamente es un punto de situación en el que se comparte lo que se ha hecho desde la última vez que se ha estado trabajando y se cuenta lo que se va a hacer hasta la próxima vez. Hacer las reuniones rápidas ayuda a que la gente sea concisa.
    3. Ser flexible
      1. Cuando tienes 3 ciudades, mismo día y misma hora es algo que muchas veces se tiene que cambiar. No hacer de ello un problema es fundamental, dado que la gente así puede sentir que tiene libertar y que no es una carga.
      2. Al empezar el trabajo en una startup los equipos tendrán una motivación diferente, en función de la función, el equity, sus objetivos y el resto del equipo. Por otro lado el retorno queda muy lejos y el trabajo es muy intenso al principio. Ser flexible con las reuniones, mantiene la imagen de juego para aquellos perfiles de baja implicación y ayuda a tener a todo el mundo motivado.
    4. Puntos de situación
      1. Equipos separados tienen un problema, que muchas veces no tienen visibilidad de qué sucede a nivel de producto en otros apartados. Compartir las ideas y comunicarlas es fundamental. Que la gente sepa cómo están las cosas y que dirección tienen.
      2. HaSimon Sinek habla en su libro “start with the Why” o enb la charla de TED, acerca de la importancia de comunicar de forma efectiva las razones por las cuales se hacen las cosas en la startup.  Hacer puntos de situación e informar a los miembros de una startup ayuda a mantener el sentimiento de permanencia.
    5. Micro objetivos:
      1. Cosas cuantificables. Es algo parecido a la metodología Scrum, pero el objetivo es que todo el mundo vea que se va avanzando.
      2. En un entorno en el que los primeros pasos son previos a traer a gran parte del equipo se llega rápido a desarrollos en los que el tiempo es un factor más relevante y es importnate mostrar que no es está parado, que se está avanzando de forma adecuada.
    6. Dar feedback:
      1. Decir lo bueno y lo malo que hace una persona en un equipo de una Startup es fundamental, ya que frecuentemente se juntan equipos de distinta experiencia y gran parte de la retribución es el conocimiento que se adquiere.

 

  • Comparte todo lo que aprendas:

El proceso de montar una starup conlleva un proceo de aprendizaje diferente, de gestion de personas, de gestión de procesos, de recursos…. Lo que aprendes, lo aprendes escribiendo una cultura en tu startup, compartirlo no te lo va quitar ni va a hacer más fuerte a tus competidores, de hecho, es más probable que te ayude a mostrar a tus complementadores que tienes más que ofrecer o que tienen más que ganar si colaboran contigo.

 

Son sólo consejos, situaciones de las que hemos aprendido. Manejar equipos a distancia tiene muchos problemas, pero es cierto que cada casa es diferente y los problemas de una agencia de marketing online no son los mismos problemas que tiene una empresa más intensiva en desarrollo, pero de todos podemos aprender.

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